よくある質問

導入前によくいただく質問と、運用についての質問をまとめました。ここにない疑問は、[email protected] までお気軽にお問い合わせください。

導入前によくいただく質問

予約システムとの連携は必要ですか？

不要です。口コミと呼び戻しは既存システムを変えずに始められます。

患者さんの情報を渡すのが不安です。

お預かりするのは氏名・連絡先・最終来院月までの最小限。業務委託契約を結び、ルールを文書でお渡しします。

勝手に返信や送信をされることはありませんか？

ありません。すべて下書きを医院が承認してから。低評価は院長先生の承認が必須です。

効果はどうやって分かりますか？

専用リンクと受付の確認項目で、戻った予約数と来院数を数えて月次レポートにまとめます。円の金額は、平均単価で換算した参考試算として併記します。

契約期間や解約の条件はありますか？

最初は3ヶ月の運用で効果を測ります。その後は月単位の更新で、解約は1ヶ月前のご連絡で可能です。違約金はありません。

患者リストはどうやって渡せばいいですか？

レセコン・予約システムから出力したファイルのままで構いません。必要なのは氏名・連絡先・最終来院月だけです。

何でもお願いできますか？

いいえ。院内の教育や人間関係、給与の設計までは踏み込みません。引き受けるのは口コミと呼び戻しの運用だけ。その代わり、その範囲は最後まで責任を持ちます。

電話対応もお願いできますか？

今はまだです。まずは口コミと呼び戻しを固め、時間外の伝言受付から段階的に広げます。

運用についての質問

返信や連絡の承認は、どのように行いますか？

口コミ返信も呼び戻しの文面も、まずシカデスクが下書きを作成し、医院にご確認いただいてから公開・送信します。直したい点があれば、下書きの段階で反映します。低評価の口コミへの返信は、院長先生の承認を必須としています。

口コミ返信の文面は、医院の雰囲気や言い回しに合わせてもらえますか？

はい。院長先生の過去の返信やホームページの文体、ヒアリングをもとに「医院トーン辞書」（語尾・敬語の度合い・文の長さ・使わない言葉の一覧）を作り、下書きに反映します。テンプレの丸写しではなく、投稿の内容に一文だけ応えてから、医院のトーンで返す形です。

定期検診の呼び戻しの連絡は、誰がどうやって送りますか？

送信までシカデスクが担います。対象は医院と合意した条件で抽出し、携帯番号のある患者さんにはSMS、LINE公式アカウントの友だち登録がある方にはLINEで送ります。文面は送信前に医院の承認をいただきます。頻度は初回と、未反応の方への再送1回までが目安です。それでも反応がない方は「電話フォロー対象リスト」として医院にお渡しし、電話自体は医院側で行っていただきます。

患者さんの個人情報は、サービス側でどのように扱われますか？

お預かりするのは氏名・連絡先・最終来院月までの最小限です。業務委託契約を結び、取り扱いのルールを文書でお渡しします。詳しくはプライバシーポリシーをご覧ください。

電話対応は、どこまでが対象ですか？

現在の対象は、口コミ返信と定期検診の呼び戻しの運用のみです。患者さんからの電話対応は、診療時間内・時間外を問わず医院側で行っていただきます。まずは口コミと呼び戻しを固め、将来的には時間外の伝言受付から、段階的に対応範囲を広げる計画です。

シカデスクは、歯科医院専門のフロントデスク運用代行です。口コミの未返信件数や呼び戻しの改善余地は、公開情報だけで作る無料診断で数字にしてお渡しできます。患者さんの個人情報は一切不要です。