SMSを送ってよい時間帯

シカデスク｜2026-11-07 公開

歯科医院の夜間送信の線引き

定期検診の案内や予約リマインドをSMSで送るとき、「何時までなら送っていいのか」は意外と決まっていない医院が多いテーマです。送信作業が受付の退勤間際になったり、予約システムの自動送信が初期設定のままだったりすると、意図せず夜遅い時間に患者さんの端末を鳴らしてしまいます。

結論を先に言うと、医院からの能動的なSMSは「午前9時から午後7時（遅くとも午後8時）まで」を目安に、自院の診療時間帯に寄せて決めるのが無難です。この記事では、その線引きの考え方と、自動送信で起きがちな事故のパターンを整理します。

なぜ夜間の送信が問題になるのか

• 生活の時間に割り込む。 SMSは通知音やバイブレーションを伴いやすく、就寝前後の時間帯に届くと「非常識だ」という印象を持たれかねません。内容が善意の検診案内でも、届いた時刻の印象が先に立ちます。
• 反応率以前に、信頼の問題。 夜間の連絡は、緊急でない限り「相手の都合を考えていない」というメッセージとして受け取られます。医院への印象は、こうした小さな接点で決まります。
• 翌朝には埋もれている。 夜に届いたSMSは、朝の大量の通知に埋もれて読まれないまま流れることがあります。マナーと実務の両面で、夜間は割に合いません。

なお、SMSの送信時刻について、時刻そのものを直接定めた法律があるわけではありません。ただし、広告・宣伝の要素を含む送信には同意の要否などの別のルールが関わる場合があり、本記事は法的な助言ではありません。実務上は「患者さんの生活時間に配慮した時間帯に送る」というマナーの線引きとして運用するのが安全です。

時間帯の目安

ポイントは時刻の数字そのものよりも、「届いたときに患者さんが医院へ連絡を取りたくなったら、その日のうちに対応できるか」です。診療終了直前に送ると、リンクを開いて電話した患者さんが「もう閉まっている」という体験をします。送信は、対応できる時間に余裕を持って終えるのが理想です。

予約システム連動で起きがちな事故

手作業の送信よりも、むしろ自動送信の設定で夜間送信は起きます。次の3点は、導入時と設定変更時に必ず確認してください。

1. 前日リマインドの送信時刻

「予約の前日にリマインド」は定番ですが、その送信時刻がシステム側の初期設定（たとえば夜の時間帯）になっていることがあります。前日リマインドは前日の午前中〜夕方に届くよう、時刻を明示的に設定し直します。当日リマインドも、朝早すぎない時刻に寄せます。

2. 夜間に予約が入ったときの自動通知

患者さんが夜にWeb予約を入れた直後の「予約を受け付けました」という自動通知は、本人の操作への応答なので、医院からの能動的な連絡とは性質が違います。ただし、同じ仕組みで「医院からのお知らせ」まで夜間に流れる設定になっていないかは、切り分けて確認する価値があります。

3. 一斉送信の予約設定のミス

呼び戻しの案内を予約送信するとき、日付は合っていても時刻が深夜に設定されている、タイムゾーンの解釈がずれている、といった事故は起こりがちです。予約送信を使ったら、送信予定の一覧で「年月日＋時刻」まで目視確認する手順を入れてください。

例外として考えてよいもの

• 患者さん本人の操作への即時応答（Web予約の受付通知、変更完了の通知など）。これは連絡というより手続きの確認です。
• 患者さんから先に連絡があった場合の返信。 夜間にLINEやSMSで問い合わせがあった場合の返信は、相手の行動に応えるものです。ただし、返信するかどうか・いつ返すかの院内ルールを決めておくと、スタッフの勤務時間外対応が常態化せずに済みます。

逆に、「明日の朝イチの予約だから」と前日深夜にリマインドを送るのは避けます。前日の夕方までに送る設計に変えるのが先です。

患者さんの層によって「ちょうどいい時間」は違う

目安の帯の中でも、反応が良い時間は患者さんの層によってずれます。一般論として意識しておくと、送信の設計がしやすくなります。

• 日中働いている方は、昼休みか仕事終わりの時間にスマートフォンを見ることが多い層です。検診案内のような「読んで、予約リンクを開く」タイプの連絡は、夕方寄りの方が反応につながりやすい傾向があります。
• 日中自宅にいることが多い方・ご高齢の方は、午前中から夕方までの早い時間の方が生活リズムに合います。夜遅い連絡は、この層ほど印象が悪くなりがちです。
• 子育て世代の方は、朝の送り出しと夕方〜夜の家事・寝かしつけの時間帯が慌ただしく、その合間に埋もれやすい面があります。

どれも断定はできません。自院の患者さんの反応を測る方法は次に書く通りです。大事なのは、「世間一般の正解」を探すのではなく、自院の患者さんの数字で寄せていくことです。

時間帯の反応を測る方法

送信時間帯も、文面と同じく測って改善できます。やり方はシンプルです。

1. 専用リンク（パラメータ付きURL）を時間帯ごとに分けて文面に入れる
2. 月末に、時間帯ごとのクリック数と、そこからの予約数を集計する
3. 送信リストと来院リストを突き合わせ、「案内のあとに来院した人数」を時間帯別に見る

最初から細かく分ける必要はありません。「午前／午後／夕方」の3区分で1〜2ヶ月見るだけでも、自院の傾向は見えてきます。因果関係を断定するのではなく、「うちの患者さんは夕方の方が開いているようだ」という運用の手がかりとして使います。

なお、時間帯の比較をするときは、文面や対象の条件をできるだけ揃えます。文面も対象も時間帯も全部違うと、何が効いたのか分からなくなります。

曜日と休診日の扱い

時間帯と同じく、曜日にも配慮が要ります。

• 休診日に送らないのが基本。 届いた案内を見て電話した患者さんが、休診でつながらないと、その場の熱が冷めます。送るなら文面に「ご予約はWebからいつでも可能です」「お電話は◯日以降にお願いします」と逃げ道を書いておきます。
• 連休の前後は混み合う。 連休明けは予約の電話も集中します。呼び戻しの一斉送信を連休明け初日に重ねると、受付の処理が追いつかなくなることがあります。波状に分けて送る設計とセットで考えます。
• 月末・月初の繁忙を避ける。 レセプト作業などで受付が立て込む時期は、反応への対応が遅れがちです。送信のタイミングは、医院側の受け止め体制とセットで決めます。

送信作業そのものの時間も決めておく

見落としがちなのが、送る側のスケジュールです。受付の退勤間際に一斉送信の作業が寄ると、「今日中に送らなければ」と夜間の予約送信を設定してしまう事故の温床になります。

• 一斉送信の準備（対象の抽出・文面の確認）は、前日までに終える段取りにする
• 送信の承認は、送信日の午前中に取る
• 予約送信を使う場合も、設定した時刻の確認は「送信される日の日中」に目視で行う

時間帯のルールは、患者さんのためであると同時に、スタッフが慌てて設定ミスをしないためのルールでもあります。

自院のルールとして決めておくこと

1. 送信できる時間帯を「◯時から◯時まで」と明文化し、送信サービスと予約システムの両方の設定に反映する
2. 一斉送信は予約送信の時刻まで目視確認してから確定する
3. 休診日・連休中の送信をどうするか（届いても対応できない日は避けるか、文面に返信対応日を明記するか）を決める
4. 時間帯別の反応（専用リンクのクリックなど）を月次で見て、自院の患者さんに合う帯を少しずつ寄せていく

時間帯は「常識の範囲」で済ませがちですが、設定画面の数字として固定して初めて、全スタッフで同じ運用になります。

季節の挨拶・休診連絡と組み合わせるとき

年末年始やお盆の時期は、休診のお知らせと検診案内を兼ねた連絡を送る医院があります。この時期は、時間帯の配慮が通常以上に効きます。

• 年末の挨拶を兼ねた案内は、休診に入る数日前の診療時間内に送り切る（休診中は届いても対応できません）
• 年始の案内は、診療開始日の前日ではなく、開始日以降の対応できる日に送る
• 連休中の自動リマインドが、休診日の予約に対して誤って流れないか（そもそも予約が入っていないか）を設定画面で確認する

「お知らせしたい」という医院側の都合で送る連絡ほど、相手の生活時間と医院の対応可能時間を先に置くのが原則です。

「夜に届きました」と言われたら

万が一、患者さんから指摘を受けた場合は、設定の見直しにつなげる機会として扱います。

1. まずお詫びし、その連絡が「手作業の送信だったか、自動送信だったか」を確認する
2. 自動送信だった場合は、該当の設定（どの連絡が・何時に流れる設定か）をその場で洗い出す
3. 見直した内容を、送信ルールとして記録に残す

指摘は1件でも、同じ設定で他の方にも届いている可能性があります。個別の謝罪で終わらせず、設定全体の点検に広げるのが再発防止になります。逆に言えば、こうした指摘がゼロの医院は「たまたま気づかれていないだけ」かもしれません。定期的な設定の棚卸しは、指摘を待たずに行うのが理想です。

文面に「対応できる時間」を書いておく

時間帯の配慮は、送る時刻だけでなく文面側でもできます。とくに夕方以降に届く可能性のある連絡では、次のような一文を添えておくと、患者さんの受け止めが変わります。

ご不明な点は、診療時間内（◯時〜◯時）にお電話ください。Webからのご予約は24時間受け付けています。

「電話は今はつながらないが、Webなら手続きできる」という逃げ道が見えると、夜に届いた連絡でも不満につながりにくくなります。逆に、逃げ道のない文面を対応できない時間に送るのが、一番印象を悪くします。送信時刻のルールと、文面に書く対応時間は、セットで設計してください。

また、送信元が医院であること、医院名が文面の冒頭にあることも、夜間に届いた場合の印象を左右します。誰からか分からない連絡ほど、夜間は警戒されます。

前日リマインドと当日リマインドの時刻設計

リマインドは、送る時刻の設計が一番効く連絡です。考え方だけ整理します（文面や回数の設計は、リマインド全体を扱うテーマとして別途まとめています）。

• 前日リマインドは、前日の午前中から夕方までの間に届くのが目安です。「明日のご予約」の確認と、都合が悪くなった場合の連絡がその日の診療時間内に間に合う時刻に置きます。前日の夜に届くと、変更の連絡をしたくても医院が閉まっており、患者さんに対応の機会がありません。
• 当日リマインドを送る場合は、予約時刻の数時間前が目安です。朝一番の予約の方に早朝に送るのは避け、前日の時点でまとめて送る設計に寄せます。
• 検診案内（呼び戻し）のような能動的な連絡は、リマインド以上に時刻の印象が残ります。表の「送ってよい」帯の中でも、午前中か夕方に寄せるのが無難です。

いずれも、「届いた時刻に、患者さんが次の一手（電話・Web予約）を取れるか」で時刻を決めるのが原則です。

設定ミスのチェックリスト

導入時と、設定を変更したときに、次の項目をその場で確認します。

• 一斉送信の予約設定で、年月日だけでなく「時刻」まで意図通りになっている
• 前日リマインドの自動送信時刻が、夜間・早朝になっていない
• 当日リマインドの送信時刻が、朝の早すぎる時間になっていない
• 夜間に自動で流れる通知（予約受付の確認など）と、医院からの能動的な連絡が切り分けられている
• 休診日に送信される設定が残っていない（残す場合は文面に対応日が書かれている）
• テスト送信を自分の端末に送り、実際に届く時刻と表示を確認した
• 送信可能時間帯のルールが、送信サービスと予約システムの両方に反映されている

設定は一度決めれば終わりではなく、システムの更新やプラン変更で初期値に戻ることもあります。半年に一度など、見直しの機会を決めておくと事故が防げます。

まとめ

SMSの送信時間帯は、午前9時から午後7時（遅くとも午後8時）を目安に、自院の診療・対応時間に寄せて決めます。事故が多いのは手作業より自動送信の設定です。前日リマインドの時刻、夜間の自動通知の切り分け、予約送信の時刻の目視確認——この3点を押さえれば、夜間送信はほぼ防げます。

シカデスクは、歯科医院専門のフロントデスク運用代行です。定期検診の呼び戻しでは、対象の抽出・文面の作成・送信にあたり、送信時間帯を含む運用ルールを医院と取り決めたうえで、すべて承認制で運用します。文面の下書きはAIも使いますが、患者さんとの直接の接点は人間が担う、というのが私たちの原則です。

「うちの医院だと、どれくらい呼び戻しの余地があるのか」を数字で見たい方には、公開情報だけで作る無料診断があります。患者さんの個人情報は一切不要です。まずは数字からご覧ください。