無料診断

SMSで検診案内を送る前の準備

シカデスク｜2026-11-07 公開

同意取得と配信停止の扱い

定期検診の案内を、はがきからSMSに切り替える医院が増えています。理由は分かりやすく、携帯番号の登録がある患者さんの多くに届けられ、予約リンクまで1通で案内できるからです。

ただ、SMSは「送る技術」よりも「送る前の整備」で成否が決まります。送っていい番号なのか。案内を希望していない人に送り続けていないか。止めたいと言われたときに、すぐ止められるか。この記事では、送信ボタンを押す前に済ませておくべき実務——番号の取得経路の棚卸し、同意の取り方、配信停止の扱い、送信時間帯の決め方——を整理します。

※本記事は一般的な実務の整理です。通信まわりの法規制（特定電子メール法など、SMSにも関係する領域があります）や個人情報の取り扱いについての最終的な確認は、利用する配信事業者や、顧問の専門家に行ってください。ここで述べるのは「現場の運用として、ここまで整えておくと安全」という水準の話です。

1. 携帯番号の取得経路を棚卸しする

最初にやるのは、手元にある携帯番号が「どこで・どうやって集まったものか」を確認することです。多くの医院では、番号の集まり方が一様ではありません。

ここで起きがちな問題は2つです。1つは、番号はあっても「検診案内の送信に使ってよいか」が不明なものが混ざっていること。もう1つは、番号の質の問題で、家族の代表番号や、解約済みの番号が一定数含まれることです。

実務としては、番号リストを「取得経路が明確で、案内送信の同意も取れているもの」「取得経路は明確だが、案内の同意は未確認のもの」「経緯が追えないもの」の3つに分けることをおすすめします。最初に送るのは1つ目だけにし、2つ目は次回来院時に同意を確認してから移す、3つ目は無理に使わない、という線引きが安全です。

2. 同意の取り方——タイミングと文面

検診案内の送信は、「患者さんが案内を受け取ることを了承している」状態で送るのが原則です。同意の取り方は、来院の流れの中に組み込むと負担が少なくなります。

同意を取るタイミング

どのタイミングでも大事なのは、同意したかどうかを患者さんごとに記録することです。「たしか全員に聞いたはず」という状態では、後から確認できません。カルテや患者情報の欄に「SMS案内: 可／不可／未確認」の区別が残る形にしておきます。

同意取得の文面の例

問診票や申込書に載せる文面は、短く、具体的であることが大事です。

当院では、定期検診の時期に、SMS（ショートメッセージ）でご案内をお送りしています。ご案内を希望される方は、携帯電話番号をご記入のうえ、こちらにチェックをお願いいたします。 □ SMSでのご案内を希望しますご案内が不要になった場合は、お電話等でいつでも停止できます。

ポイントは、「何が届くか」（定期検診の案内）、「どの媒体か」（SMS）、「どう止めるか」（いつでも停止できる）を、同意を取る時点で一緒に伝えることです。停止の方法を先に伝えておくことが、後の配信停止の実務をスムーズにします。

なお、電話番号を「予約の確認連絡のため」に提供した患者さんと、「検診案内を受け取ること」に同意した患者さんは、区別して扱うのが安全です。確認連絡への同意が、そのまま宣伝性のある案内の同意になるわけではありません。

3. 配信停止の扱い——止めたい人を、止められる仕組み

同意と同じくらい重要なのが、配信停止の仕組みです。「送る準備」の中に「止める準備」を必ず含めてください。

文面に停止方法を明記する

SMSの文面自体に、停止の方法を短く添えます。たとえば文末に「配信停止はお電話（○○-○○○○-○○○○）まで」という一文です。SMSは返信できない送信形態も多いため、「このメッセージへの返信」ではなく、医院の電話やWebフォームなど、実際に受けられる窓口を指定します。

停止希望を受けたら即時に反映する

停止の希望があった患者さんは、次回の送信対象から確実に外します。実務のポイントは3つです。

  1. 停止リストを一元管理する。 担当者個人のメモではなく、送信対象の抽出に使う元のリスト（患者情報側）に「配信停止」の区別を残します。送信のたびに手作業で除く運用は、いつか漏れます。
  2. 反映のタイミングを決める。 停止希望を受けたその日のうちに、次回送信分から外れる状態にします。送信直前に希望が入った場合は、その送信分からも外すのが原則です。
  3. 停止した事実を記録する。 いつ・どの経路で希望があったかを残します。本人から再開の希望があった場合の確認にも使えます。

停止希望を伝えた患者さんへの態度

配信停止は「関係の終わり」ではありません。検診の案内が不要なだけで、患者さんが来院しなくなるわけではないからです。はがきでの案内を希望するか、案内そのものが不要かは、本人の意向次第です。停止の手続きをした患者さんに対して、来院時に不利益な扱いをしないことは言うまでもありません。

同意が「未確認」の患者さんへの対応フロー

棚卸しで「案内の同意は未確認」に分類された患者さんへの対応も、先に決めておきます。やることはシンプルで、次に来院したときに確認して、区分を「可」か「不可」に更新することです。

無理に一斉確認をしようとすると、確認の電話自体が患者さんの負担になります。来院の機会に少しずつ移していくのが、現場が回るやり方です。数ヶ月もすれば、未確認の割合は着実に下がっていきます。

番号の品質管理——届かない番号、別人の番号

送信を始めたら、番号の品質も管理対象になります。

番号リストは一度作って終わりではなく、送信のたびに少しずつ整っていくものとして扱います。

同意の記録をどこに・どう残すか

同意の記録は、患者情報（カルテや患者マスタ）の側に残すのが原則です。送信の都度使う配信サービス側のリストだけに区分を持たせると、サービスを変えたときに記録が失われます。「可／不可／未確認」の区別、いつ・どういう経路で同意を得たか（問診票／口頭確認など）を、患者さんごとに辿れる形にしておいてください。これは、患者さんから「なぜ私に送ってきたのか」と問われたときに、医院として説明できる状態を保つためでもあります。同意の記録は、送信の正当性を裏づける医院側の財産だと考えてください。

4. 送信時間帯と頻度の決め方

技術的にはいつでも送れるSMSですが、送る時間帯には配慮が必要です。

送信日時を予約できる配信サービスの機能を使い、「書いたその場で送る」のではなく、意図した時間帯に届く運用にします。

また、初回の送信前には、院長やスタッフ自身の携帯番号宛てにテスト送信をして、実際の表示を確認してください。送信者名の表示のされ方、文面の改行の崩れ、リンクが正しく開くか、停止方法の案内が読める位置にあるか。患者さんが受け取る画面を一度自分の目で見ることが、送信事故を防ぐ一番簡単な方法です。文面を変更したときも、同じ確認を繰り返します。

5. 文面の最低限のルール

送信前の整備とは別に、文面そのものにも最低限のルールがあります。

整った文面は、たとえば次のような形になります。

○○歯科です。そろそろ定期検診の時期です。ご予約はこちら→[専用URL]　配信停止はお電話○○-○○○○-○○○○まで

医院名、検診の時期であること、予約への入口、停止方法。この4要素が短い文面の中に揃っていることが、送る側の最低限の作法です。

6. 外部の配信サービスを使う場合の確認点

SMSの送信に外部の配信サービスを使う医院も多いと思います。その場合は、契約前に次の点を確認してください。

安さだけで選ぶと、停止処理や履歴の面で後から困ることがあります。患者さんの連絡先は医院が預かっている情報だという前提で選んでください。

送信前チェックリスト

最後に、初回送信の前に確認する項目をまとめます。

まとめ

SMSの検診案内は、届けられることが強みの媒体です。準備の手間は最初だけにかかります。一度整えた同意と停止の仕組みは、その後のすべての送信の土台になります。だからこそ「送っていい相手か」「止めたい人を止められるか」という送信前の整備が、そのまま患者さんとの信頼の話になります。番号の棚卸し、同意の記録、配信停止の仕組み、送信時間帯の配慮。この4点が整っていれば、SMSは医院にとって安心して使い続けられる道具になります。

シカデスクは、歯科医院専門のフロントデスク運用代行です。定期検診の呼び戻しでは、対象の抽出（治療中・予約済み・連絡を希望されていない方の除外を含む）、文面の作成・送信、戻った予約と来院を数えての報告までを、すべて医院の承認制で運用します。送信前の対象リストと文面は、必ず医院の確認を通してから送る形です。文面の下書きはAIも使いますが、患者さんとの直接の接点は人間が担う、というのが私たちの原則です。

医院の口コミの現状（件数・評価・未返信の状況）は、公開情報だけで作る無料診断で確認できます。患者さんの個人情報は一切不要です。まずは数字からご覧ください。

無料診断のご案内

無料診断を受ける