リコールはがきの文例と、SMS・LINEへの置き換え方

シカデスク｜2026-11-07 公開

「リコールはがきの文例」を探してこのページに来た方へ。まず、はがきでそのまま使える文例を置きます。そのうえで、最近はがきからSMS・LINEに切り替える医院が増えている理由と、文面をどう置き換えればいいかを、媒体ごとの文例つきで解説します。

結論を先に言うと、はがきを全部やめる必要はありません。携帯番号がある患者さんにはSMS、LINEの友だち登録がある方にはLINE、住所しか分からない方にはがき——という使い分けが現実解です。

まず、リコールはがきの文例（そのまま使えます）

文例1: 定期検診の時期が来た方へ（基本形）

定期検診のご案内

○○さま いつも当院をご利用いただきありがとうございます。前回の検診から○ヶ月が経ちました。お口の健康を保つため、定期検診とクリーニングをおすすめしています。 ご希望の日時がございましたら、お電話またはWebからご予約ください。 ○○歯科クリニック　電話 ○○-○○○○-○○○○

文例2: 間が空いてしまった方へ

ご無沙汰しております

○○さま しばらくご来院がないため、お便りいたしました。気になる症状がなくても、定期的なチェックで小さな変化に早く気づけます。ご都合のよい日時をお知らせください。 ○○歯科クリニック　電話 ○○-○○○○-○○○○

文例3: 久しぶりで行きづらいと感じている方へ

お久しぶりのご案内

○○さま 久しぶりのご連絡です。「しばらく空いてしまって行きづらい」と感じる方もいらっしゃいますが、まずは検診だけでも大丈夫です。お気軽にご連絡ください。 ○○歯科クリニック　電話 ○○-○○○○-○○○○

はがきの文面で大事なのは、症状や治療の内容に触れないこと、料金の断定をしないこと、そして「来てください」ではなく「検診だけでも大丈夫です」と、戻るハードルを下げる言い方にすることです。この3点は、媒体が変わっても同じです。

それでも、はがきには限界があります

長くはがきを出してきた医院ほど、次のような限界を感じているはずです。

• 届いて、読まれたかが分からない。 ポストに入ったかどうかも、開いてもらえたかも確認できません。「出したのに来ない」が、文面の問題なのか、届いていないのか、切り分けられません。
• 予約までの導線が切れている。 はがきを読んだ患者さんが予約するには、電話をかけるか、医院名で検索してWeb予約にたどり着く必要があります。その一手間で、一定数が止まります。
• 1通あたりのコストと手間。 印刷・宛名・郵送で、1通あたり100円前後〜が目安です。対象が数百人になると、文面の作成、印刷、発送の手間も受付の仕事として積み上がります。
• タイミングがずれる。 発送から届くまでに日数がかかり、「検診の時期の少し前」に合わせる調整がしづらい面があります。

つまり、はがきの問題は文面ではなく「測れないこと」と「予約までが遠いこと」です。ここがSMS・LINEに置き換える意味になります。

SMS・LINEへの置き換え方（媒体ごとの文例）

置き換えの基本は、はがきの文面をそのまま短くすることではありません。媒体ごとに「読まれる形」が違うので、同じ内容でも書き方を変えます。

SMS版（全角70文字程度が目安）

SMSは短文の媒体です。挨拶と説明を削り、「誰からか」「何の用か」「予約リンク」だけに絞ります。

○○歯科です。そろそろ定期検診の時期です。クリーニングでスッキリしませんか。ご予約はこちら→[専用URL]

○○歯科です。しばらくご来院がないためご連絡しました。症状がなくても定期チェックで早期発見につながります。ご予約はこちら→[専用URL]

○○歯科です。久しぶりのご連絡です。「行きづらい」という方も検診だけでも大丈夫です。ご予約はこちら→[専用URL]

SMSは一般に開封率が高いと言われる媒体で、携帯番号さえあればほぼ全員の患者さんに届けられます。1通あたりのコストは数十円が目安です。一方で、長文は送れず、配信停止の受け皿（「配信停止は○○までご連絡ください」等）を用意する必要があります。

LINE版（やや長文・語りかけ調）

LINE公式アカウントの友だち登録がある患者さんには、少し長く、やわらかい文面が使えます。

○○歯科です🦷 そろそろ定期検診の時期になりました。お口の状態をチェックして、クリーニングでスッキリしませんか？ ご予約はこちら → [専用URL] ご希望の日時があれば、このトークに返信いただければ調整します。

○○歯科です。 しばらくお会いできていないため、お便りさせていただきました。 「久しぶりで行きづらいな」と感じる方もいらっしゃいますが、まずは検診だけでも大丈夫です。お気軽にご連絡ください。 ご予約はこちら → [専用URL] ／ お電話 ○○-○○○○-○○○○

LINEは「返信で予約調整ができる」点が強みです。ただし届けられるのは友だち登録済みの患者さんだけなので、単独では母数が限られます。

はがき版（残す場合）

住所しか分からない患者さんには、はがきが最後の手段として残ります。この場合も、はがきに専用QRコードを印刷しておくと、「はがき経由の予約」が数えられるようになります。媒体を残す場合も、測れる形にしておくのが置き換えの考え方です。

媒体の使い分け（まとめ）

おすすめの順番は、まずSMSを主軸にし、LINE登録者にはLINE、どちらもない方にはがき、です。

移行の手順（5ステップ）

1. 対象リストを作る。 最終来院からの期間で、3〜6ヶ月／6〜12ヶ月／12ヶ月以上に分けます。治療中の方、来院予約済みの方、連絡を希望されていない方は必ず除外します。
2. 文面を承認制にする。 どの文面を、誰に送るかは、送信前に院長（または承認者）が確認する運用にします。患者さんへの直接の連絡は、医院の顔として出るものです。ここは自動化しきらず、人の目を通すのが安全です。
3. 予約リンクを専用にする。 文面のリンクには専用パラメータ（例: ?src=recall_2026-11）を付けます。これで「この連絡経由で戻った予約」が数えられるようになります。
4. 一斉に送らず、波状に送る。 対象を群に分けて時期をずらすと、送った群とまだ送っていない群を比べて、連絡の効果を推定できます。また、予約が一時期に集中して受付が回らなくなる事態も避けられます。
5. 月末に数える。 送信リストと来院リストを突き合わせ、「案内のあとに来院した人数」を事実として数えます。因果関係を断定するのではなく、まず「何件戻ったか」を毎月同じ方法で数え続けることが、文面やタイミングの改善につながります。

なお、電話予約の方については、受付が来院時に「何を見てご連絡いただきましたか？」と1項目だけ確認すると、リンク経由で数えられない分も7〜8割程度は捕捉できます。

送るときの注意点

• 送信は昼間〜夕方の時間帯に。夜間・早朝の送信は避けます。
• 頻度は、初回＋未反応の方への再送1回までが目安です。それでも反応がない方は「電話フォロー対象リスト」として医院に渡し、電話自体は医院側で行う形が、患者さんとの関係を壊しません。
• 診断・治療方針・料金の断定は文面に入れません。「検診だけでも大丈夫です」までに留めます。
• 患者さんの連絡先は、医院の管理のもとで扱います。外部のサービスを使う場合も、どの情報がどこに渡るのかを先に確認してください。

まとめ

はがきの文例そのものは今も使えます。ただ、「出したけれど、効いているのか分からない」という状態からは、SMS・LINEへの置き換えで抜け出せます。大事なのは媒体を変えること自体ではなく、専用リンクで数えられる形にし、文面は承認制で回すことです。

シカデスクは、歯科医院専門のフロントデスク運用代行です。定期検診の呼び戻しでは、対象の抽出・文面の作成・送信・「戻った予約と来院を数えての報告」までを、すべて医院の承認制で運用します。文面の下書きはAIも使いますが、患者さんとの直接の接点は人間が担う、というのが私たちの原則です。

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