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歯科医院がLINE公式アカウントを始める前に決めること

シカデスク｜2026-11-07 公開

LINE公式アカウントは、開設自体は難しくありません。個人のLINEアカウントがあれば無料で始められますし、設定の手順を解説した記事もたくさんあります。

ただ、歯科医院の現場で問題になるのは「開設の手順」ではなく、そのあとです。「とりあえず開けてみたけれど、誰が何を送るのか決まっていない」「問い合わせが来るようになったが、対応する人が決まらず受付が疲弊した」——止まってしまうアカウントの多くは、開設前の決めごとが曖昧なまま始まっています。

この記事では、開設ボタンを押す前に、院長が決めておくべきことを順に整理します。逆に言えば、ここが決まっていれば、開設後の設定は淡々と進みます。

先に決めること1: 目的を1〜2個に絞る

LINE公式アカウントでできることは多いのですが、最初から全部をやろうとすると、どれも中途半端になります。まずは目的を1〜2個に絞ってください。歯科医院で多いのは次の3つです。

おすすめは、最初の1つに「定期検診の案内」を置くことです。理由は、送る相手と送るタイミングが明確で、効果も「案内のあとに予約・来院した人数」として数えやすいからです。問い合わせ窓口は、対応体制（後述）が整ってから広げても遅くありません。

目的を絞るということは、「やらないこと」を決めることでもあります。たとえばキャンペーン情報の頻繁な配信や、症状の相談対応は、初期の目的から外しておくのが無難です。

先に決めること2: 「届くのは登録した患者さんだけ」を前提にする

意外と見落とされるのが、LINEは「友だち登録してくれた患者さんにしか届かない」という点です。医院の患者さん全体に一斉に送れるわけではありません。

つまり、LINEの活用は2段階です。

  1. まず、院内の導線で友だち登録を増やす（受付での声かけ、QRコードの設置など）。
  2. 登録してくれた方に、検診の案内などを届ける。

母数である登録数が少ないうちは、LINEだけで呼び戻しを完結させることはできません。当面は「携帯番号がある方にはSMS、LINE登録者にはLINE、どちらもない方にはがき」という使い分けの中で、LINEの比率を少しずつ上げていくイメージが現実的です。この前提を院長と受付で共有しておくと、「LINEを始めたのに案内が届いていない」という混乱が避けられます。

先に決めること3: 担当と承認のルールを決める

運用が止まる最大の原因は、「誰がやるのか」が決まっていないことです。最低限、次の3点を決めてください。

スタッフが5〜10名規模の医院であれば、専任を置く必要はありません。「文面は受付リーダーが作り、院長が週1回まとめて確認する」程度の軽い決め方で十分回ります。大事なのは、担当者の善意と記憶に頼らず、「誰が・いつ・何を」だけを先に固定することです。

先に決めること4: 対応範囲と対応時間を決める

問い合わせ窓口として使う場合は特に、ここを決めずに始めると危うくなります。

LINEは患者さんにとって「いつでも送れる」媒体です。夜間に送られてくることも普通にあります。対応する側がそれに24時間付き合う必要はありませんが、「いつ返ってくるのか」が患者さんに分からないと、不満や重ねての連絡につながります。そこで、次のような線引きを先に決め、プロフィールや挨拶メッセージ、自動応答に明記します。

症状や治療方針、料金の断定に関わるやり取りをチャットで完結させないことも、線引きの一部です。文章だけでは状態を判断できませんし、医院としての責任の面からも、直接の接点は人と人との場に残すべきです。LINEは「受付の入口」までに留め、本題は電話・来院につなぐ設計にしてください。

先に決めること5: 既存の連絡手段との住み分け

LINEを入れることで、電話・SMS・はがきが不要になるわけではありません。役割分担の目安は次の通りです。

連絡手段向いている相手・用途
LINE友だち登録済みの患者さん。検診案内、リマインド、予約まわりの問い合わせ
SMS携帯番号がある患者さん全般。短い案内と予約リンクの送付
電話緊急性のある連絡、個別の事情がある方、文章では伝わらない内容
はがき住所しか分からない患者さんへの最後の手段

住み分けを決めておくと、「あの患者さんにはどの手段で連絡したか」が記録として残しやすくなり、二重連絡や連絡漏れも減ります。

先に決めること6: 数え方を決める

始める前に、「何をもってうまくいっているとするか」も決めておきましょう。LINEの場合、追うべき数字はシンプルです。

「開封されたか」だけを見ても、予約につながらなければ意味がありません。最後は予約と来院の数で見る、という物差しを最初に決めておくことが、配信の頻度や文面を改善するときの軸になります。

費用の考え方

LINE公式アカウントは無料のプランから始められます。配信できるメッセージ数などに制限があり、配信数が増えてくると有料プランの検討が必要になりますが、料金体系は改定されることがあるため、開設時に公式の料金ページで最新の内容を確認してください。

初期の目的が「友だち登録済みの患者さんへの検診案内」であれば、当面は無料の範囲や最小限の負担で運用できるケースが多いはずです。費用を心配するより先に、「登録者をどう増やすか」「誰が運用するか」の設計に時間を使う方が、結果として無駄がありません。

開設したら、最初にやること

決めごとが済んだら、開設後に最低限だけ設定します。

  1. プロフィールを整える。 医院名、診療時間、電話番号、住所。「対応時間は診療時間内です」の一文もここに入れます。
  2. 挨拶メッセージを用意する。 登録してくれた方への最初のメッセージです。「検診の時期にご案内をお送りします」「予約の変更はこのトークでもできます」など、このアカウントで何をするのかを短く伝えます。
  3. リッチメニューは最小限から。 最初は「Web予約」「電話をかける」「診療時間」の3つ程度で十分です。項目を増やすのは、使われ方を見てからで構いません。
  4. 院内の登録導線を置く。 受付や会計の場所にQRコードを置き、声かけの担当とタイミングを決めます。ここが母数づくりの本体です。

知っておきたい基礎: 認証済みアカウントと未認証アカウント

開設の途中で「認証済みアカウント」と「未認証アカウント」という言葉に出会います。大まかな違いは次の通りです。

どちらでなければならない、という決まりはありません。「まずは未認証で小さく始めて、運用が回ってから認証を検討する」という順番で問題ありません。なお、審査の基準や機能の細部は変更されることがあるため、開設時点の公式案内で確認してください。

よくある失敗パターン

決めごとが曖昧なまま始めると、だいたい次のどれかになります。

失敗1: 開設しただけで満足し、登録者が増えない

アカウントを作っても、患者さんが自動的に登録してくれるわけではありません。受付での声かけやQRコードの設置といった院内導線がなければ、登録数は数十人で止まり、配信の母数が育ちません。「始める前に決めること」の半分は、実はこの導線の設計です。

失敗2: 配信が宣伝ばかりになり、ブロックが増える

検診案内という本来の目的から外れて、キャンペーンや自費メニューの案内を頻繁に送ると、患者さんにとって「広告のチャンネル」になってしまいます。ブロックされると、その患者さんには二度と届きません。配信の内容は「患者さんにとっての用件があるもの」に絞るのが原則です。

失敗3: 問い合わせ対応が特定のスタッフに集中する

「LINEを見ておいて」と曖昧に頼まれたスタッフが、診療の合間に返信を抱え込み、負担が偏ります。対応時間・対応範囲・担当を明示しないまま窓口だけ開くと、こうなります。前述の「決めること3・4」は、この失敗を避けるためのものです。

スタッフへの説明も「決めごと」のうち

院長だけで決めて始めても、現場が納得していないと運用は回りません。特に受付スタッフには、次の2点を先に伝えておくと安心して動けます。

新しい仕組みへの不安は、「仕事が増えるのではないか」という点に集まりがちです。「検診案内の送信はまとめて行う」「文面の下書きは用意する」など、負担の増え方を具体的に説明しておくと、導入がスムーズになります。

始めたあとの見直し時期も決めておく

最後に、始める前に「見直す時期」まで決めておくと、運用が放置されません。おすすめは、月1回・15分程度の確認です。見るのは前述の3つの数字（登録数・ブロック数・案内経由の予約数）だけで構いません。

運用の改善は、この確認の場で少しずつ行うものです。開設直後に完璧な形を目指すより、「月1回見直す」ことを先に決めておく方が、結果として長く続きます。

参考: 挨拶メッセージの文例

決めごとが文面にどう落ちるか、挨拶メッセージの例を置きます。この記事の「決めること」がそのまま文章になっていることを確認してみてください。

○○歯科クリニックのLINE公式アカウントです。友だち登録ありがとうございます。 こちらでは、定期検診の時期のご案内や、ご予約に関するご連絡をお送りします。 ご予約の変更は、このトークからでも承ります。メッセージの確認と返信は診療時間内に行いますので、時間外にいただいた場合は翌診療日の返信となります。 症状のご相談は、お電話またはご来院のうえで伺います。

目的（検診案内と予約連絡）、対応時間、対応範囲の線引きが、登録した瞬間に伝わる形です。文面は医院の言葉づかいに合わせて調整してください。

開設前に決めること チェックリスト

最後に、この記事の内容をチェックリストにまとめます。開設ボタンを押す前に、院内で一通り埋めてみてください。

まとめ

LINE公式アカウントの成否は、開設の手順ではなく、開設前に決めた「目的・担当・対応範囲・数え方」でほぼ決まります。逆に、ここを決めずに始めると、アカウントだけが増えて運用が止まる、という典型的な失敗に入ります。

シカデスクは、歯科医院専門のフロントデスク運用代行です。定期検診の呼び戻しでは、対象の抽出・文面の作成・送信・「戻った予約と来院を数えての報告」までを、すべて医院の承認制で運用します。LINEを使う場合も、文面の下書きはこちらで用意し、患者さんとの直接の接点は人間が担う、というのが私たちの原則です。

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